ПРОЦЕДУРА
работы Секретариата Комиссии с кандидатами при направлении на
зарубежную стажировку в рамках Государственного плана подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства
Российской Федерации
1. Общие положения.
1.1. Предоставление информации.
Секретариат Комиссии по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации (далее – Секретариат Комиссии) предоставляет организациям - координаторам стран (донорским организациям), участвующих в реализации Государственного плана подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации (далее – Государственный план), информацию о:
- региональных отделениях Комиссии по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации (далее – региональные отделения Комиссии): квотах, результатах набора и количестве участников, владеющих английским, французским, немецким языком и другими языками; контактную информацию по отделениям Комиссии;
- российских образовательных учреждениях, участвующих в реализации Государственного плана:
программах, реализуемых образовательными учреждениями;
категориях, присвоенных этим программам по результатам общественной аккредитации;
результатах мониторинга качества программ;
количестве слушателей, проходящих подготовку на каждой из программ с указанием изучаемого иностранного языка;
сроках обучения;
контактных данных (телефон, факс, e-mail) ректора и руководителя программы.
Представители партнерских организаций информируют Секретариат о планируемом графике и процедуре работы со специалистами по регионам.
Секретариат представляет в региональные отделения Комиссии и вузы информацию о планируемом графике и процедуре работы партнерских организаций, общую информацию о международных программах – партнерах Комиссии, а также формы анкет, заполнение которых необходимо для участия в стажировке (формы 5а, 5n, 5f, 5j и т.д.).
Вузы предоставляют слушателям информацию об установленной процедуре направления специалистов на стажировку, об участвующих в Программе партнерских организациях, графике и процедуре отбора и консультируют специалистов по вопросам заполнения анкет по форме № 5_1 в соответствии с требованиями, установленными Секретариатом Комиссии, написанию аннотаций проектной работы на русском и иностранном языке. По результатам обучения вузы в обязательном порядке передают в региональные отделения Комиссии свое мнение о целесообразности участия того или иного слушателя во втором компоненте Программы (зарубежной стажировке).
Региональное отделение Комиссии, рассмотрев результаты обучения специалиста, его выпускную работу, а также общие характеристики, предоставленные вузом и направившим кандидата предприятием, принимает решение о рекомендации или не рекомендации специалиста для участия в отборочных мероприятиях, проводимых международными партнерами Комиссии. Секретариат Комиссии в своих действиях основывается исключительно на решениях регионального отделения. Успешное завершение специалистом переподготовки в российском вузе, не означает автоматического направления его на зарубежную стажировку в рамках Программы.
1.2. Заполнение анкет по форме № 5.
Специалисты по завершению ими обучения в вузе самостоятельно передают в региональное отделение Комиссии анкету по форме № 5 вместе с копией диплома и аннотацией дипломной работы (все документы должны быть заполнены на компьютере или на печатной машинке).
Региональные отделения Комиссии предоставляют своим специалистам всю необходимую информацию о партнерских программах, предварительном графике проведения отборов, условиях участия. Анкеты по форме № 5 вместе с аннотацией дипломной работы и копией диплома передаются в Секретариат Комиссии по почте или курьером вместе с сопроводительным письмом-рекомендацией регионального отделения Комиссии к определенному Секретариатом Комиссии сроку. Копии анкет хранятся в отделении Комиссии.
Обращаем внимание на то, что для передачи анкеты по форме № 5 на рассмотрение партнерским программам обязательно наличие в ней приклеенной фотографии, даты заполнения анкеты, подписи и сведений о загранпаспорте. Специалисты, не имеющиедействующих загранпаспортов, должны заблаговременно приступить к их оформлению или продлению срока действия.
Секретариат не рассматривает документы, переданные без рекомендательного письма регионального отделения Комиссии, а также присланные по факсу или электронной почте. Анкеты по форме № 5без аннотации проектной работы или копии диплома к работе не принимаются.
Согласно запросу региональных отделений и в соответствии с установленным графиком и условиями работы анкеты кандидатов, представленные в Секретариат Комиссии и соответствующие установленным требованиям, передаются на рассмотрение представителям партнерских организаций.
1.3. Отборочные собеседования и стажировка.
Эксперты партнерских организаций проводят предварительный отбор участников собеседования на основании рассмотрения анкеты кандидата. Этап предварительного отбора может включать в себя проведение телефонного интервью с кандидатом.
Сотрудники партнерских организаций информируют Секретариат Комиссии о специалистах, отобранных ими для участия в личном интервью, а так же о предполагаемых сроках отбора.
Секретариат Комиссии направляет в региональные отделения Комиссии списки кандидатов, отобранных для участия в собеседовании, а также информацию о сроках его проведения. На собеседовании специалисты должны иметь копию анкеты по форме № 5, копию загранпаспорта, проектное задание/план/задачи стажировки, аннотацию дипломной работы на иностранном языке и копию диплома.
Эксперты партнерских организаций проводят собеседования с участниками Программы (на базе вузов, проводящих обучение), информируя при этом о формате, сроках, продолжительности, условиях стажировки.
На собеседовании специалист должен представить информацию о:
- сфере своей деятельности и своих должностных обязанностях;
- сфере деятельности и особенностях управления на его предприятии;
- задачах и планах по развитию предприятия.
А также сформулировать:
- свои ожидания от стажировки;
- цели, которые он планирует реализовать;
- задачи, которые должны быть выполнены во время стажировки;
- их связь с его практической работой, подготовкой в рамках Программы, планами его профессионального развития и развития его предприятия.
Эта информация даст зарубежным экспертам возможность подготовить соответствующую программу стажировки и подобрать профильное предприятие.
В случае, если специалисты имеют за рубежом партнерские компании, готовые принять их на стажировку, им необходимо пройти отборочное собеседование с организацией – координатором этой страны и во время интервью проинформировать представителей соответствующей программы о контактных лицах, адресах и телефонах принимающих предприятий.
Представители партнерских организаций информируют Секретариат Комиссии о результатах собеседований и планах по организации стажировок (сроках). Секретариат Комиссии передает вышеозначенную информацию в региональные отделения Комиссии.
Региональные отделения Комиссии информируют специалистов о результатах собеседований и планах по организации стажировок (сроках).
Партнерская организация осуществляет подбор места прохождения практики для специалиста и информирует Секретариат Комиссии о сроках стажировки кандидата.
Секретариат поручает уполномоченной Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации организации (ЗАО “АЭРОТУР”) работу по оформлению виз и приобретению билетов, и информирует региональные отделения Комиссии о направлении их специалистов на стажировку в рамках Программы. Отделения Комиссии, в свою очередь, доводят эту информацию до сведения участника Программы и предприятия, направившего его на подготовку.
Специалисты, направляемые на стажировку, представляют в региональные отделения Комиссии оригиналы гарантийных писем своих предприятий (см. п. 2.4). Региональные отделения направляют в Секретариат копии гарантийных писем вместе со своей рекомендацией.
Перед отъездом для стажеров проводится информационный брифинг в Москве.
Примечание: Вопросами размещения в Москве на время проведения собеседований занимается уполномоченная Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации организация, осуществляющая также по поручению Комиссии работу по оформлению виз и приобретению билетов (ЗАО “АЭРОТУР”).
1.4. Участие российских вузов в процессе направления специалистов на стажировку.
Секретариат Комиссии представляет в российские образовательные учреждения, осуществляющие подготовку специалистов в рамках Программы, информацию о процедуре направления специалистов на стажировку, планируемом графике работы партнерских организаций, общую информацию о зарубежных программах – партнерах Комиссии, анкеты по форме 5а, 5n, 5f, 5j и т.д.
Вуз предоставляет слушателям бланки анкет для участия в стажировке и информирует их о настоящей процедуре работы Секретариата Комиссии; участии партнерских организаций в Программе; предварительном графике проведения отборочных собеседований; а также, консультирует по вопросам заполнения анкет и написания аннотаций дипломной работы.
Вуз предоставляет в региональное отделение Комиссии свое мнение относительно целесообразности участия каждого слушателя в следующем этапе Программы.
Региональное отделение Комиссии, рекомендовавшее специалиста для участия в Программе, несет за него ответственность и принимает решение о рекомендации или не рекомендации завершившего переподготовку специалиста для участия в конкурсе на зарубежную стажировку.
Секретариат Комиссии действует только в соответствии с решением регионального отделения Комиссии.
2. Особые положения.
Просим очень внимательно ознакомиться с данными положениями настоящей процедуры.
2.1. Отказ от участия в программе.
В случае, если специалист принят в зарубежную программу и для него определены сроки прохождения стажировки, однако, он не имеет возможности по каким-либо причинам принять в ней участие, он обязан незамедлительно проинформировать региональное отделение Комиссии (в письменной форме) и объяснить причины своего отказа. Региональное отделение Комиссии, рассмотрев причины отказа, в кратчайшие сроки направляет в Секретариат Комиссии ходатайство либо о переносе сроков стажировки (если причина уважительная), либо об исключении участника из Программы. Секретариат, рассмотрев письмо специалиста и ходатайство отделения Комиссии, совместно с партнерской организацией принимает решение относительно дальнейшего участия специалиста в стажировке в рамках Программы. Секретариат информирует о принятом решении региональное отделение Комиссии, которое доводит его до сведения специалиста.
Отказ от участия в стажировке по производственной необходимости (загруженность на работе, командировка, невозможность замены работника на время прохождения зарубежной практики и др.), не является уважительной причиной, так как именно предприятие рекомендовало специалиста для участия в Программе, и предприятие, в первую очередь, заинтересовано в повышении профессионального уровня и квалификации своего сотрудника. Отказ от участия в стажировке по производственной необходимости является основанием для вывода специалиста из Программы. Уважительной причиной отказа от стажировки является серьезное заболевание специалиста, подтвержденное официальным медицинским документом или форс-мажорные обстоятельства. В случае, если специалист отказывается от прохождения зарубежной практики дважды, то он больше не рекомендуется для участия в стажировке в рамках Программы, независимо от причин отказа.
2.2. Несвоевременное прекращение стажировки.
При возникновении во время прохождения специалистом стажировки форс-мажорных обстоятельств, от него не зависящих и требующих его срочного возвращения в Россию, стажер обязан поставить в известность кураторов в образовательных центрах и/или руководителей принимающих предприятий и представителей организации – координатора в стране пребывания. В случае, если во время прохождения стажировки возникли проблемы, которые по каким-либо причинам не могут быть решены с помощью местных координаторов программы, специалист обязан незамедлительно проинформировать Секретариат Комиссии. В любом случае, вопрос о несвоевременном прекращении стажировки должен быть оговорен стажером непосредственно с Секретариатом Комиссии. В случае несогласованного прекращения стажером зарубежной практики, региональное отделение Комиссии, рекомендовавшее его для участия в Программе, должно будет взыскать средства для возмещения зарубежным партнерским организациям расходов, потраченных на организацию его стажировки (по запросу зарубежных программ).
2.3. Участие специалистов в зарубежных стажировках помимо Программы.
Согласно договоренности, достигнутой между руководством Комиссии и организациями - координаторами стран, участники Программы, прошедшие стажировку, организованную программой – партнером Комиссии, независимо от того, каким образом они были отобраны для участия в ней, не могут претендовать на прохождение подготовки в других международных программах, сотрудничающих с Комиссией.
Комиссия рассматривает в качестве первоочередной задачи направление на стажировку специалистов, не имеющих опыта участия в международных программах. Данное положение относится к участию специалистов Программы за ее рамками в программах, официально являющихся организациями – партнерами Программы. Комиссия имеет право не рассматривать в качестве потенциальных участников зарубежной практики специалистов, закончивших стажировку в рамках аналогичной зарубежной программы.
2.4. Гарантийное письмо предприятия.
Оплата проезда специалистов, направляемых на подготовку в рамках Программы, до места стажировки и обратно финансируется из средств федерального бюджета. По расходованию средств Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации и Секретариат Комиссии отчитываются в соответствии с требованиями, предъявляемыми к целевому использованию бюджетных средств. В этой связи с июля 2000 года введена процедура, согласно которой, приобретение авиабилетов для специалистов, направляемых на стажировку в рамках Программы, производится только при наличии гарантийного письма предприятия и соответствующей рекомендации регионального отделения Комиссии.
Данная процедура обеспечивает сохранность и эффективность использования средств, выделяемых Правительством Российской Федерации для реализации Программы, а также необходимый уровень ответственности специалистов и руководителей их предприятий к стажировке.
При подготовке гарантийных писем следует обращать внимание на следующие моменты.
- Оригинал письма должен быть представлен в региональное отделение.
- Текст письма должен полностью соответствовать установленному образцу.
- Письмо должно быть представлено на бланке предприятия и заверено печатью.
- Региональное отделение направляет копию письма в Секретариат по факсу вместе со своей рекомендацией, подтверждающей наличие оригинала в отделении.
- Секретариат Комиссии не приобретает билеты специалистам, не представившим гарантийного письма в должном виде в указанные сроки.
Гарантийное письмо предприятия является одним из наиболее надежных инструментов обеспечения сохранности средств федерального бюджета на этапе направления участников Программы на стажировку. В этой связи его предоставление является обязательным условием приобретения билета для стажера независимо от наличия трехстороннего контракта между специалистом, его предприятием и Администрацией субъекта Российской Федерации.
ВНИМАНИЕ!
Специалист не имеет права подавать заявления на участие в программах нескольких стран одновременно. В случае, если кандидатура специалиста отвергнута представителями одной программы, его анкета может быть передана для рассмотрения другой программе.
Если специалиста не удовлетворяет предложенный донорской организацией вариант стажировки, Секретариат Комиссии может рекомендовать его кандидатуру для рассмотрения представителями другой программы только после получения от регионального отделения Комиссии информации об официальном отказе специалиста от участия в программе вместе с письмом специалиста или его предприятия, объясняющего причины отказа.
В случае, если в нарушение установленной процедуры, специалист без ведома Секретариата Комиссии успешно проходит собеседование с представителями программ 2-х стран одновременно, то так как это является нарушением согласованного режима работы, Секретариат оставляет за собой право вывести его из программ обеих стран. Окончательное решение о стране стажировки данного участника, а также о его принципиальном участии в Программе принимается Секретариатом Комиссии совместно с представителями партнерских организаций.
Принять участие в стажировке в рамках Программы специалист имеет право только один раз. Секретариат Комиссии рекомендует специалиста для участия в отборах донорских программ только три раза. После этого Секретариат Комиссии считает свою работу по направлению на стажировку специалиста завершенной, даже если кандидат не был отобран на стажировку ни одной из трех программ (принцип 3-х программ). Неявка специалиста на собеседование без объяснения причин рассматривается как отказ от участия в данной программе и засчитывается как одна из трех попыток.
ВСЯ ИНФОРМАЦИЯ О МЕЖДУНАРОДНЫХ ПАРТНЕРСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ, ГРАФИКЕ ПРОВЕДЕНИЯ ОТБОРОЧНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ, ПРОЦЕДУРЕ РАБОТЫ, А ТАКЖЕ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЕ АНКЕТЫ ДЛЯ УЧАСТИЯ В СТАЖИРОВКЕ РАЗМЕЩЕНЫ В ИНТЕРНЕТЕ ПО АДРЕСУ:
http://www.pprog.ru/
Список зарубежных организаций-партнеров
Германия
Общество InWEnt
Тел. (495) 936 27 87
Факс: (495) 936 27 10
E-mail: cdg-moskau@mtu-net.ru
Нидерланды
Конфедерация работодателей
и промышленников Голландии VNO-NCW
Тел: +31-70-349-04-71
Факс: +31-70-349-02-35
E-mail: JHakkaart@vno-ncw.nl
Норвегия
NHO – союз предпринимателей Норвегии
Тел. + 47 72 88 18 04
Факс + 47 23 08 80 16
E-mail: roger@martinsen.biz
Франция
Посольство Франции в РФ
Тел. (495) 937 15 24
Факс: (495) 937 15 11
E-mail: Rouslan.LEMAGNEN@diplomatie.gouv.fr
Япония
АНО “Японский Центр”
Тел. (495) 926 50 32
Факс (495) 926 50 33
E-mail: info@jcenter.msu.ru